Aidat takibinde hangi bilgiler tutulmalı?
Her aidat kaydı hangi daireye ait olduğunu açıkça göstermelidir. Sakin adı tek başına yeterli değildir; daire bilgisi, dönem, tutar, son ödeme tarihi ve durum bilgisi birlikte tutulmalıdır.
Ödeme tamamlandığında kayıt silinmemeli, “Ödendi” durumuna geçirilmelidir. Böylece geçmiş dönem tahsilatları korunur ve yönetim değiştiğinde geriye dönük kontrol yapılabilir.
- Daire ve sakin bilgisi
- Aidat dönemi ve tutarı
- Son ödeme tarihi
- Bekliyor, ödendi veya gecikmiş durumu
- Ödeme kayıt tarihi
Aylık aidatlar nasıl oluşturulur?
Önce apartmanın aylık standart aidat tutarı belirlenir. Ardından aktif sakinlerin tamamı için aynı döneme ait kayıtlar toplu şekilde oluşturulur. İstisnai bir daire varsa bu kayıt ayrıca düzenlenebilir.
Toplu oluşturma, aynı bilgilerin tekrar tekrar yazılmasını önler. Ayrıca bir dairenin unutulması veya farklı dönemlerin karışması riskini azaltır.
Tahsilat ve borç özeti nasıl okunur?
Toplanan aidat, yalnızca ödenmiş durumdaki kayıtların toplamıdır. Bekleyen borç ise henüz tamamlanmamış kayıtların toplamını gösterir. Bu iki değerin ayrı izlenmesi, kasadaki gerçek hareket ile beklenen gelirin karıştırılmasını önler.
Yönetici düzenli aralıklarla bekleyen kayıtları kontrol etmeli, sakinlerin görebildiği bilgilerin güncel olduğundan emin olmalıdır.
Excel mi, apartman aidat takip programı mı?
Az sayıda kayıt için hesap tablosu başlangıçta yeterli görünebilir. Ancak birden fazla dönem, ödeme durumu, sakin değişikliği ve raporlama ihtiyacı oluştuğunda aynı dosyanın güncel sürümünü korumak zorlaşır.
Apartman yönetim programı, kayıtları ilgili apartmana ve kullanıcı rollerine göre ayırır. Yönetici güncelleme yaparken sakin yalnızca yetkili olduğu alanı görür.
apartmanOS ile uygulayın
apartmanOS; aidat, borç, gider, duyuru, karar ve sakin kayıtlarını her apartmana özel bir yönetim alanında bir araya getirir.
Sık sorulan sorular
Apartman Aidat Takibi Nasıl Yapılır hakkında merak edilenler
Aidat kaydı ödeme yapıldığında silinmeli mi?+
Hayır. Kayıt silinmek yerine ödendi durumuna geçirilmelidir. Böylece geçmiş tahsilatlar ve dönem raporları korunur.
Aylık aidatlar tek tek mi eklenmeli?+
Hayır. Aktif sakinlerin tamamı için tek işlemle aidat oluşturmak daha hızlı ve daha az hatalı bir yöntemdir.
Sakinler kendi borçlarını görebilir mi?+
Yetkilendirme destekleyen bir apartman yönetim sisteminde sakinler kendi topluluklarına ait ödeme ve duyuru bilgilerini hesaplarıyla takip edebilir.